Core

  • Erweiterte Gruppen- und Benutzerverwaltung
  • Modulmanager zur (De-)Aktivierung von Features per Benutzer oder Gruppe
  • LDAP Authentifizierung, Benutzer- und Gruppensynchronisation
  • IMAP Authentifizierung
  • Starke Passwortvalidierung
  • Aktivitätslog speichert alle Lösch- und Updateaktionen aller Elemente
  • Synchronisation per ActiveSync, SyncML und CardDAV

Adressbuch

Features

  • Adresslisten für Newsletter und Empfängerauswahl
  • Große Batch Mails versenden
  • Chronologie aller Projekte, Karten, Notizen, E-Mail über Links
  • eMail Konversationen verknüpfbar
  • Dokumentenvorlagen für MS Word und Open Document Format
  • Kommentare
  • Dateien mit Kontakten oder Firmen speichern
  • Von Kontakten separierte Firmenprofile
  • Export und Import im vcard und CSV Format
  • Erweiterbar mit Benutzerfeldern

Allgemein

Das Adressbuch ist ein sehr mächtiges Werkzeug um Kontakte zu verwalten. Es ist sehr einfach Adressbücher mit anderen Benutzern zu teilen. Einige Standard-Adressbücher (Kunden, Interessenten und Lieferanten) sind bereits vorhanden. Sie sind mit der Standardgruppe „Intern“ verknüpft.

Zu jedem Kontakt können Sie verknüpfte Elemente wie Aufgaben, Termine, Dateien, Notizen etc. erstellen. Um alle Links und den Kontakt zu verwalten, klicken Sie auf „Links“.

  1. Ein Adressbuch teilen
  2. Kontakte importieren
  3. Kontakte exportieren
  4. Dokumente für Briefe verbinden
  5. Dokumentenvorlagen
    1. Beispielvorlage für einen Standardbrief
  6. callto: Links
  7. Erweiterte Suche

Ein Adressbuch teilen

Zur gemeinsamen Einrichtung eines Adressbuchs mit anderen Benutzern oder Benutzergruppen sind zwei Voraussetzungen nötig. Der Benutzer muss Zugriff auf das Adressbuch-Modul und das Adressbuch haben. Zur Einrichtung geben Sie die Berechtigungen für ein Adressbuch ein:

Adressbuch -> Verwaltung -> Klicken Sie doppelt auf das Adressbuch -> Rechte

Hier können Sie die Benutzer und Benutzergruppen hinzufügen, denen Sie Zugriff gewähren möchten.

Wenn Sie eine globales Adressbuch erstellen möchten wird empfohlen, dieses Adressbuch als Benutzer „admin“ hinzuzufügen, damit es nicht zusammen mit einem normalen Benutzer gelöscht werden kann.

Kontakte importieren

Sie können Kontakte aus einer anderen Anwendung importieren. Die Kontakte müssen entweder in einer, durch Kommata getrennte Werte-Datei (* .csv) oder als vCard (* .vcf) Datei vorliegen.

Wenn Sie eine CVS-Datei importieren m,öchten dann gehen Sie zu:

Adressbuch -> Verwaltung -> Doppelklick auf das Adressbuch -> Import

Wählen Sie die CSV-Datei aus und klicken Sie auf „OK“. Sie können danach auswählen, welche Spalten aus dem alten Programm welchen Spalten in der Group-Office zugeordnet werden sollen.

Nach einem Klick auf „OK“ wird Ihr Adressbuch mit allen Daten aus der Datei gefüllt.

Hinweis: Group-Office verwendet separate Unternehmen- und Kontakte-Adressbücher. Daher ist es ratsam, zuerst die Unternehmen zu importieren. Group-Office wird versuchen, eine bestehende Firma zu finden, um den Kontakt zu verknüpfen. Wenn keine passende Firma finden kann, wird es eine neue leere erstellen. Also, wenn Sie Kontakte zuerst und danach die Unternehmen importieren, werden Sie Duplikate erhalten.

Tipp: Wenn die Spaltenbezeichnungen in der CSV-Datei mit den Group-Office-Spaltennamen übereinstimmen, dann werden Group-Office Felder automatisch zugeordnet.

Hinweis: Einige PHP-Versionen haben Probleme mit Unicode-Zeichen beim Import. Es geschieht nur, wenn das erste Zeichen eines Felder ein nicht-ASCII-Zeichen. Stellen Sie also sicher, dass die Feldinhalte mit Anführungszeichen versehen sind. In Libreoffice können Sie das mit „alle Textzellen zitieren“ im Exportdialog überprüfen.

Kontakte exportieren

Es ist auch möglich, Group-Office-Adressbücher in eine, durch Kommata getrennte Werte-Datei  (* .csv) oder vCard (* .vcf) Datei zu exportieren. Dabei können Sie entweder den Kontakte oder Firmen exportieren.

Wählen Sie zu exportierende Kontakte aus und klicken Sie auf „Exportieren“.

Dokumente für Briefe verbinden

Um ein Dokument zu erstellen und per Briefpost zu verschicken, müssen Sie zunächst einen Export als Adress-CSV machen. Sie können die Datei dann als Datenquelle für OpenOffice.Org oder Microsoft Word verwenden.

Dokumentenvorlagen

Sie können Dokumentvorlagen für OpenOffice.Org und Microsoft Office ab 2007 erstellen und in Group-Office benutzen (Sie können ältere Versionen verwenden, aber dann müssen Sie das Compatibility Pack installieren). Diese Vorlagen können Sie dann mit Daten aus dem Adressbuch automatisch ausfüllen. Erstellen Sie eine Vorlage mit OpenOffice.Org oder Microsoft Office (im DOCX-Format) und laden Sie es hoch unter:

Adressbuch -> Verwaltung -> Vorlagen -> Dokumentvorlage hinzufügen

Sie können die folgenden Platzhalter in dem Dokument benutzen:

Benutzerfelder

Sie können Benutzerfelder folgendermaßen integrieren.

{project:col_x}
{contact:col_x}
{company:col_x}
etc.

Allgemeine Felder

{date} Aktuelles Datum
{filename} Der Dateiname des Dokumentes

Felder des angemeldeten Benutzers

{user:sirmadam} Sir oder Madam abhängig vom Geschlecht
{user:name}
{user:first_name}
{user:middle_name}
{user:last_name}
{user:initials}
{user:title}
{user:email}
{user:email2}
{user:email3}
{user:home_phone}
{user:fax}
{user:cellular}
{user:address}
{user:address_no}
{user:zip}
{user:city}
{user:state}
{user:country}
{user:department}
{user:function}
{user:department}

Sie können ebenfalls {usercompany:*} (siehe Firmenfelder weiter unten) benutzen um die Firmenfelder des angemeldeten Benutzers zu erreichen

Felder des Kontaktes / der Firma

{contact:sirmadam} Sir oder Madam abhängig vom Geschlecht
{contact:salutation} Die Anrede
{contact:formatted_address} Volle formatierte Adresse abhängig vom Länderstandard

{contact:beginning} Sehr geehrte(r) Damen / Herren
{contact:first_name} Vorname
{contact:middle_name}
{contact:last_name}
{contact:initials}
{contact:title}
{contact:email}
{contact:email2}
{contact:email3}
{contact:home_phone}
{contact:fax}
{contact:cellular}
{contact:address}
{contact:address_no}
{contact:zip}
{contact:city}
{contact:state}
{contact:country}
{contact:department}
{contact:function}
{contact:work_phone}
{contact:work_fax}
{contact:homepage}

Ersetzen Sie contact mit company um die Firmenfelder zu erreichen

{company:formatted_address} Volle formatierte Adresse abhängig vom Länderstandard
{company:formatted_post_address} Volle formatierte Adresse abhängig vom Länderstandard.

{company:mtime}
{company:ctime}
{company:crn} z. B. Handelsregisternummer
{company:iban}
{company:vat_no}
{company:bank_no}
{company:comment}
{company:homepage}
{company:email}
{company:fax}
{company:phone}
{company:post_zip}
{company:post_country}
{company:post_state}
{company:post_city}
{company:post_address_no}
{company:post_address}
{company:country}
{company:state}
{company:city}
{company:zip}
{company:address}
{company:address_no}
{company:name2}
{company:name}
{company:id}
{company:invoice_email}{company:col_X} für Benutzerfelder

Projektfelder

{project:name}
{project:customer}
{project:description}
{project:ctime} Zeitstempel Erstellung
{project:mtime} Zeitstempel Modifizierung
{project:status}
{project:type}
{project:start_time}
{project:due_time}
{project:units_budget}
{project:responsibleUser:name} Der Projektmanager

Nach dem Erstellen des Dokuments gehen Sie zu:

Adressbuch -> Vorlagen verwalten -> Dokumentenvorlage hinzufügen

Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein, und klicken Sie auf Durchsuchen um das Dokument auszuwählen.

Klicken Sie auf „OK“, um es zu speichern.

Jetzt suchen Sie nach einem Kontakt, Unternehmen oder Projekt und klicken Sie auf:

Neu -> Dokument aus Vorlage -> Wählen Sie die Vorlage, wenn Sie mehr als eine haben.

Beispielvorlage für einen Standardbrief

{company:name}
{company:formatted_address}
Date: {date}
About: {filename}
{contact:salutation},
Mit freundlichen Grüßen,
{user:name}
{user:function}

callto: Links

Group-Office erzeugt callto-Links: (+123456890) für Telefonnummern. Wenn Sie über eine VOIP Telefonanlage verfügen oder einen VOIP Client (z. B. SIP) auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie eine Telefonnummer durch Klick auf die Nummer automatisch anwählen lassen.

Erweiterte Suche

Die erweiterte Suche kann verwendet werden, um komplexere Suchanfragen zu erstellen. Sie können bestimmte Spalten benutzen und Gruppierungen verwenden. Im Screenshot z. B. würden Sie alle Menschen suchen, die den Nachnamen „Doe“ haben und in „Amsterdam“ oder „Berlin“ leben. In SQL: WHERE last_name LIKE ‚Doe‘ AND (Stadt LIKE ‚Amsterdam‘ OR Stadt wie ‚Berlin‘).

Beachten Sie, dass Gruppierungen nur auf einer einzigen Ebene arbeiten. Sie können keine Gruppen innerhalb von Gruppen haben.

Advanced_search

Benutzerfelder

In Group-Office Professional können Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen. U. A. in:

  • Kontakte
  • Firmen
  • Termine
  • Tickets
  • Rechnungen / Bestellungen
  • Projekte

Benutzerdefinierte Felder werden in Kategorien organisiert. Jede Kategorie wird eine Registerkarte im Bearbeitungsdialog und Sie können Zugriffsberechtigungen pro Kategorie festlegen. Die benutzerdefinierten Felder sind auch durchsuchbar und Sie können sie zu den Rasteransichten hinzufügen.

Wenn wir eine Kategorie „My information“ in den Kontakten erstellen, wird dies wie in den folgenden Screenshots aussehen:

Der Bearbeitungsbildschirm:

Customfields_edit

Sie können die Felder zur Rasteransicht hinzufügen:

Customfields_grid

Ansicht der Felder im Infoscreen:

Customfields_view

So fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu:

Startmenü -> Benutzerdefinierte Felder

Erstellen Sie zuerst eine Kategorie. Klicken Sie auf Kategorien verwalten -> Fügen Sie eine Kategorie hinzu.

Nachdem die erste Kategorie erstellt wurde, können Sie die Felder hinzufügen.

Funktionsfeld

Eine der benutzerdefinierten Feldtypen ist ein Funktionsfeld . Sie können einfache Berechnungen mit anderen benutzerdefinierten Feldern durchführen, z.B.:

{col_1} * {col_2} * 0.5

Berechtigungen

Damit ein Benutzer die benutzerdefinierten Felder sehen kann muss er Zugriff auf das Modul „Benutzerdefinierte Felder“ und auf die Kategorie des Feldes haben:

Benutzerdefinierte Felder -> Kategorien verwalten -> Doppelklick auf Kategorie -> Berechtigungen

Kalender

  1. Kalender konfigurieren
    1. Allgemeine Einstellungen
    2. Einstellungen persönlicher Kalender
  2. Kalender teilen
    1. Sekretär/in
  3. Ansichten/Gruppenkalender
  4. Ein Ereignis erstellen
    1. Private Ereignisse
    2. Teilnehmer einladen
  5. Ressourcen
    1. Ressourcen Administration
      1. Ressourcengruppen erstellen
      2. Ressourcen erstellen
    2. Eine Ressource buchen
    3. Eine Ressourcenbuchung annehmen/ablehnen
  6. Ereignisse importieren
  7. CalDAV Kalenderserver
  8. Alte Termine löschen

Kalender konfigurieren

Der Kalender sollte für die meisten Leute sofort gut funktionieren, aber hier sind ein paar Dinge, die Sie einstellen können.

Allgemeine Einstellungen

Bei Einstellungen -> Kalender können sie einstellen:

1. Automatisch erinnern
Wenn Sie eine automatische Erinnerung einstellen, wird jedes Ereignis, das Sie eintragen, eine Erinnerung haben.
2. Hintergrundfarbe
Sie können eine Hintergrundfarbe für Ihre Ereignisse auswählen.

Einstellungen persönlicher Kalender

Bei Kalender -> Administration -> Doppelklick Kalender können Sie einstellen:

1. Aus dem Adressbuch entnommene Geburtstage eintragen
Alle Kontakte, bei denen Sie den Geburtstag eingetragen haben, werden in dem Kalender und der Übersichtsseite angezeigt.
2. Aufgaben aus der Aufgabenliste zeigen
Sie können auch die Aufgabenlisten, die Sie in der Kalenderübersicht sehen wollen, aussuchen.

Kalender teilen

Wenn Sie die Kalender Berechtigungen ändern möchten, um einen Kalender zu teilen, gehen Sie zu:

Kalender -> Einstellungen -> Doppelklick Kalender -> Erlaubnis schreiben / lesen

Hier können Sie die Benutzer und Benutzergruppen hinzufügen, denen Sie den Zugang gewähren möchten. Lesen Sie mehr über Management Berechtigungen hier.

Sekretär/in

Wenn Sie einen Sekretär haben wollen, der sich um Ihre Kalender Einladungen kümmert, werden Sie die e-Mail Konten auch teilen müssen. Es ist wichtig, dass Sie das e-Mail Konto des Benutzers teilen und nicht ein zweites Mal hinzufügen. Group-Office benutzt den e-Mail Konto Besitzer, um den richtigen Kalender zu finden, indem die Termine eingetragen werden.

Ansichten/Gruppenkalender

Mit Ansichten können Sie mehrere Kalender auf einer Seite anzeigen. Beim Standard ist eine Ansicht eingestellt, die die ersten 15 Kalender, die in Group-Office erstellt wurden, anzeigt. Sie können Ansichten hinzufügen oder löschen:

Kalender -> Einstellungen -> Ansichten

Sie können sie auch hier bearbeiten, um Kalender von der Ansicht hinzu zu fügen, oder zu löschen.

Ein Ereignis erstellen

Um ein Ereignis zu planen, gehen Sie zu:

Start Menü -> Kalender

Links sehen Sie eine List mit allen Kalender, die Sie anschauen können. Wählen Sie den Kalender, in dem Sie einen Termin erstellen wollen. Gehen Sie zu dem richtigen Datum und ziehen Sie den Termin in den Kasten. Die Termin Einstellungen erscheinen, wo Sie die Details einstellen können. Nur das Themen Feld ist verpflichtend.

Private Ereignisse

Bei dem Reiter „Andere Optionen”, können Sie die Ereignisse privat stellen. Wenn Sie das tun, werden alle anderen Benutzer dieses Ereignis nur mit dem Namen „Privat“ sehen.

Teilnehmer einladen

Sie können auch Teilnehmer zu Ihren Terminen einladen. Klicken Sie auf den „Teilnehmer“ Reiter, um Teilnehmer hinzu zu fügen. Sie können Benutzer und Kontakte hinzufügen. Wenn Sie einen System Benutzer hinzufügen kann Group-Office bestimmen, ob der Terminplan des Benutzers frei ist, oder nicht. Klicken Sie auf „Verfügbarkeit prüfen“, um eine freie Zeit zu finden.

Teilnehmer-einladen

Wenn Sie Teilnehmer hinzufügen, wird Group-Office Sie fragen, ob Sie eine Einladung schicken wollen. Group-Office Benutzer und externe Benutzer können mit der Einladung den Termin direkt zu ihrem Kalender hinzufügen. Wenn Sie die Erlaubnis erstellt haben, wird der Termin direkt in den Kalender des Benutzers eingetragen mit dem Status „vorläufig“. Der Benutzer kann den Termin dann annehmen oder ablehnen.

Einladung-bearbeiten

Ressourcen

Es ist möglich Ressourcen in Group-Office zu erstellen, um zum Beispiel Konferenzräume, oder Firmenautos zu verwalten. Die Ressourcen werden in Gruppen organisiert und können Administratoren haben. Die Administratoren müssen die Buchungen überprüfen und bestätigen. Die Ressourcen sind ein Part des Kalender Moduls und funktionieren auch zusammen mit den Benutzerfeldern.

Ressourcenadministration

Für die Option der Ressourcen Administration brauchen Sie die Organisationserlaubnis des Kalender Moduls.

Ressourcengruppen erstellen

Um die Ressourcen-Gruppen Organisation zu öffnen, gehen Sie zu:

Kalender -> Administration -> Ressourcen-Gruppen -> hinzufügen

Geben Sie einen Gruppennamen ein und klicken Sie „Übernehmen“. Sie können auch die Benutzerfelder Kategorien aussuchen, die Sie mit dieser Ressourcen Art benutzen wollen. Für Konferenzräume wollen Sie vielleicht eine Kontrollbox für das Mittagessen, einen Beamer oder die Anzahl der Personen erstellen. Klicken Sie hier, um mehr über das Erstellen von Benutzerfeldern zu erfahren. Nachdem Sie auf „Übernehmen“ geklickt haben, ist der Reiter aktiviert. Sie brauchen immer mindestens einen Administrator pro Gruppe. Ein Gruppenadministrator muss Buchungen überprüfen und bestätigen. Administratoren haben automatisch Schreibrechte für die Ressourcen in dieser Gruppe.

Ressourcen erstellen

Nachdem Sie eine Ressourcen-Gruppe erstellt haben, können Sie Ressourcen hinzufügen. Gehen Sie zu:

Kalender -> Administration -> Ressourcen -> hinzufügen

Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie „Übernehmen“. Der Berechtigungsreiter ist dann aktiviert.
Wichtig: Geben Sie Benutzern, die die Ressourcen buchen müssen, Leserechte. Sie brauchen keine Schreibrechte. Wenn Sie Ihnen die Schreibrechte geben, können Sie Ihre eigenen Buchungen bestätigen und das ist wahrscheinlich nicht das, was Sie wollen.
Nach mindestens einer Ressource wird die „Ressourcen“ Ansicht verfügbar. Neue Buchungen werden in Rot angezeigt, akzeptierte Buchungen werden grün:

Ressource

Eine Ressource buchen

Wenn Sie Zugang zu einer Ressource haben, können Sie sie im „Neues Ereignis“-Dialog im Kalender buchen. Gehen Sie zu:

Kalender -> hinzufügen -> Ressourcen.

Suchen Sie die Ressource(n) aus, die Sie für Ihr Ereignis benutzen wollen (Die Mittagessen, Beamer und Personen Eingabefelder sind in diesem Beispiel benutzerdefinierte Felder):

Ressource-buchen

Wenn das Ereignis gespeichert ist, geht eine e-Mail an alle Administratoren:

Ressource-mailanadmin

Der Administrator muss eine Buchung bestätigen, außer Sie selbst sind der Administrator.

Eine Ressourcenbuchung annehmen/ablehnen

Wenn Sie Ressourcen Administrator sind, bekommen Sie eine e-Mail, so, wie oben gezeigt, bei der Sie auf einen Link klicken können, um die Buchung zu öffnen. Sie können aber auch folgendes tun:

Kalender -> Ressourcen -> Die Ressource

Sie können den Status im Dialog in „Annehmen“, oder „Ablehnen“ ändern:

Ressource-ablehnen

Eine Benachrichtigungsemail geht an den Benutzer, der es gebucht hat. Sie wird verschickt mit dem Status:

Ressource-Benachrichtigung

Ereignisse importieren

Sie können Ereignisse aus einer Datei im vcf 1.0 oder 2.0 Format importieren. Normalerweise hat diese Datei eine *.ics Endung. Gehen Sie zu

Kalender -> Administration -> Doppelklick Kalender -> Importieren,

um diese Datei hochzuladen.

CalDAV Kalenderserver

Sie können sich mit anderer Client-Software, wie Thunderbird, Evolution oder Apple iCal verbinden. Sie können mehr darüber auf der CalDAV Kalender Server Seite lesen.

Alte Termine löschen

In der Befehlszeile können Sie alle Ereignisse mit folgendem Befehl löschen, die älter als ein bestimmtes Datum sind:

/usr/share/groupoffice/groupofficecli.php -c=/etc/groupoffice/config.php -r=calendar/event/deleteOld –date=“2004-01-01″ -u=admin

eMail

  1. Konten erstellen
    1. Sender Alias
    2. Besondere Ordner konfigurieren, z.B. Entwürfe, gesendete Dateien und Müll
    3. IMAP Ordner abonnieren
    4. eMail-Konten teilen
      1. Sekretär
  2. Eine e-Mail Signatur / Vorlage erstellen
    1. Die Schriftart ändern
    2. Autodata Felder
  3. Automatische Antworten und Weiterleitungen
  4. Konten sortieren
  5. eMail filtern
    1. Mit Sieve
      1. Einen Filter bearbeiten
    2. Ohne Sieve
  6. Group-Office als Standard eMail Programm
    1. Microsoft Windows
    2. Linux (Gnome)
    3. Ubuntu (Unity)
  7. eMail in Group-Office speichern oder verlinken
  8. eMail archivieren
  9. SMIME
    1. Ein Zertifikat für SMIME erhalten
    2. Nachrichten unterzeichnen und verschlüsseln
    3. Öffentliche Zertifikate prüfen und speichern
    4. Root Zertifikate

Konten erstellen

Es können nur Nutzer mit Verwaltungserlaubnis für das eMail-Modul eMail-Konten erstellen. Wenn Sie die Verwaltungserlaubnis nicht haben, können Sie nur Ihre eMail-Adresse, Absendernamen und Signatur bearbeiten, wenn Sie eine vorkonfiguriert haben.
Gehen Sie zu:

E-Mail -> Administration -> Konten

um Ihre Konten zu sehen. Ein Doppelklick ermöglicht es Ihnen, dieses Konto dann zu bearbeiten.
Um ein neues Konto zu erstellen, brauchen Sie ein paar Informationen von Ihrem E-Mail Anbieter. Sie brauchen die folgenden Werte:
1. Ihre E-Mail-Adresse
2. Den Hostnamen des eingehenden Mail Servers. Es muss ein IMAP Server sein. POP-3 wird in der Version 3.5 nicht unterstützt.
3. Den Port
4. Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort
5. Im Falle eines IMAP Servers, müssen Sie wissen, was die root mailbox ist. Falls Sie diesen Wert nicht wissen, lassen Sie ihn offen.
6. Ausgehenden SMTP Server und Port
Mit diesen Informationen können Sie ganz einfach ein Konto erstellen. Gehen Sie zu:

E-Mail -> Administration -> Konten -> hinzufügen

Fügen Sie danach Ihre E-Mail-Adresse und den Namen ein, der mit diesem Konto verbunden sein sollten. Wenn Sie Administrator sind, können Sie es auch für andere Nutzer einstellen, indem Sie es hier auswählen. Zuletzt füllen Sie die anderen Werte ein, die Sie von Ihrem E-Mail Anbieter bekommen haben. Wenn Sie einen „Zertifikatsfehler“ Error sehen, klicken Sie auf „Zertifikat nicht überprüfen“.

Sender Alias

Auf dem Konteneigenschaften Schirm:

E-Mail -> Administration -> Konten -> Doppelklick Konto

Sie werden einen Knopf namens „Sender Aliase“ finden. In diesem Dialog können Sie mehrere Sender aliase bestimmen. Zum Beispiel könnten Sie ein dein.name@domain.com und webmaster@domain.com Alias haben. Versichern Sie sich, dass das Alias auch auf der Mailserver Seite bestimmt ist.

Besondere Ordner konfigurieren, z.B. Entwürfe, gesendete Dateien und Müll

Wenn Sie die Ordner, in denen Sie Ihre Entwürfe, gesendete Dateien oder Müll sicher, ändern möchten, oder ein Problem mit einem dieser Ordner haben, können Sie sie manuell konfigurieren. Gehen Sie zu:

E-Mail -> Administration -> Konten -> Doppelklick Kontenreihe -> Ordner

Dort können Sie für jede Aufgabe den richtigen Ordner auswählen.

IMAP Ordner abonnieren

Machen Sie einen Rechtsklick auf einen Ordner und wählen Sie „Ordner abonnieren“ aus, um Ihre IMAP Ordner zu verwalten.

Automatisch eMail prüfen

Group-Office prüft nach neuen E-Mail alle zwei Minuten. Wenn eine neue E-Mail gefunden wurde, aktualisiert sich der Bildschirm automatisch und wenn Sie sich grade nicht in Ihrem Mal Modul befinden, wird eine E-Mail Symbol in Ihrem oberen, rechten Nachrichten Bereich erscheinen. Im Standard prüft Group-Office nur den Posteingang auf neue Mails. Wenn Sie noch andere Ordner prüfen lassen wollen, klicken Sie mit Ihrer rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie „Eigenschaften“. Klicken Sie auf „Diesen Ordner automatisch auf neue Nachrichten prüfen“. Dies ergibt allerdings nur Sinn, wenn Sie Filter so konfiguriert haben, dass Mails auch in andere Ordner verschickt werden.

eMail-Konten teilen

Wenn Sie die Kontenberechtigungen so ändern möchten, dass Sie ein Konto teilen können, müssen Sie so verfahren:

eMail -> Administration -> Konten -> Doppelklick Konto -> Berechtigungen

Dort können Sie Nutzer und Nutzergruppen hinzufügen, denen Sie den Zugang gewähren möchten. Lesen Sie mehr über Verwaltungsberechtigungen hier.

Sekretär

Wenn Sie einen Sekretär haben wollen, der sich um Ihre Kalender Einladungen kümmert, werden Sie die eMail Konten auch teilen müssen. Es ist wichtig, dass Sie das eMail Konto des Benutzers teilen und nicht ein zweites Mal hinzufügen. Group-Office benutzt den eMail Konto Besitzer, um den richtigen Kalender zu finden, indem die Termine eingetragen werden.

Eine e-Mail Signatur / Vorlage erstellen

email-signatur

Sie können mehrere Signaturen mit E-Mail Vorlagen erstellen. Um Sie zu verändern, gehen Sie zu:

Adressbuch -> Administration -> Vorlagen

Doppelklicke auf eine Vorlage oder erstelle eine neue, um sie zu verändern. Um neue Vorlagen hinzu zu fügen, brauchen Sie die Verwaltungsberechtigungen für die E-Mail Vorlagen und Adresslisten Module.
Wenn Sie ein HTML Dokument in einem anderen Programm verfasst haben, versichern Sie sich, dass Styleinformationen im HTML Dokument enthalten sind. Styleinformationen im Kopf werden nicht unterstützt. Sie brauchen vielleicht ein Werkzeug, um den Kopfstyle in einen Inlinestyle zu verändern, so eins wie hier: http://inlinestyler.torchboxapps.com/
Wichtig! Wenn Sie ein Bild eingefügt haben, achten Sie darauf, es nicht von einer anderen Vorlage oder Website zu kopieren und ein zu fügen. Fügen Sie es immer durch das „Bild einfügen“ Werkzeug, in Ihrem Vorlagenschreibprogramm ein. So wird das Bild in die HTML E-Mail-Vorlage eingebettet und wird automatisch mit Ihren E-Mail mitgesendet.
Sie können die Vorlagen auch teilen, damit andere Nutzer sie auch benutzen können.
Wichtig! Sie können dieses Merkmal nicht mit der schlichten Textsignatur bei

E-Mail -> Administration -> Konten -> Doppelklick Kontenreihe

benutzen. Sie können entweder die schlichte Textsignatur oder die E-Mail-Vorlagen benutzen.

Die Schriftart ändern

Sie können in Ihrem Editor die Schriftart nicht ändern. Die Schriftart ist in config.php systemweit definiert. Der Administrator kann die Standard Schriftart ändern:

$config[‚$html_editor_font‘]=“font-size:13px; font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;“;

Autodata Felder

Es ist möglich, autodata Felder mit Vorlagen zu benutzen. Sie können {user:*} und {usercompany:*} Felder für die angemeldeten Benutzer verwenden. Für den Empfänger können Sie {contact:*} benutzen. Es ist nicht möglich andere Felder wie {project:*} etc., in E-Mail-Vorlagen zu benutzen. Sie können auch so prüfen, ob ein Wert vorhanden ist:

<gotpl if=“user:function“>{user:function} </gotpl>

Eine komplette Liste der Felder finden Sie hier ->

Automatische Antworten und Weiterleitungen

Konten sortieren

eMail filtern

Mit Sieve

Einen Filter bearbeiten

Ohne Sieve

Group-Office als Standard eMail Programm

Microsoft Windows

Linux (Gnome)

Ubuntu (Unity)

eMail in Group-Office speichern oder verlinken

eMail archivieren

SMIME

Ein Zertifikat für SMIME erhalten

Nachrichten unterzeichnen und verschlüsseln

Öffentliche Zertifikate prüfen und speichern

Root Zertifikate

Faktura

Features

  • Erstellen Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen
  • PDF und Open Document Vorlagen für Angebote, Aufträge und Rechnungen
  • Produktkatalog
  • Verschiedene Export und Reporting-Optionen und kundenspezifische Exporte
  • MT940 Bankimport (im Moment nur für Commerzbank und niederländische Banken; andere Parser sind möglich)
  • Erweiterbar mit benutzerdefinierten Feldern
  • Statusverlauf
  • Automatische Aufgaben und Erinnerungen
  • Nachverfolgung von Rechnungen
  • Wiedervorlage / Wiederholung von Rechnungen

  1. Ändern der sequentiellen Rechnungsnummer
  2. Vorlagen und Stati konfigurieren
    1. eMail-Vorlagen Variablen
  3. Allgemeine Benutzerhinweise
    1. Eine Rechnung erzeugen
    2. Eine wiederkehrende Rechnung erzeugen
    3. Drucken einer Abrechnungsperiode
  4. Schlusstext
  5. Duplizieren von Bestellungen, Rechnungen und Angeboten
  6. Stapeldatei / Batch Job
  7. Berichte
  8. Katalog
  9. Rechnungen aus Projekten

Ändern der sequentiellen Rechnungsnummer

In der Voreinstellung erzeugt GO eine Zahl wie Q201600001 für ein Angebot und I201600001 für eine Rechnung. Sie können diese Nummer ändern unter:

Administration -> Bücher -> Doppelklick auf das Buch

% Y wird durch die volle 4-stellige Jahr,
% M durch die 2-stellige Nummer des Monats,
% R wird durch eine Zufallszahl zwischen 0 und 9,
{AutoID} wird durch die automatische generierte ID in der Datenbank ersetzt werden.

Vorlagen und Stati konfigurieren

Zuerst müssen Sie PDF und eMail-Vorlagen einrichten. Vorlagen sind mit Auftragsstati verknüpft. Jeder Auftragsstatus hat eine eindeutige eMail-Vorlage und eine verknüpfte PDF-Vorlage. Wenn Sie den Status einer Rechnung ändern, dann ändern sich ebenfalls die eMail- und PDF-Vorlagen.

Einige Standard-Bücher und -Vorlagen sind bereits installiert. Um eine PDF-Vorlage zu ändern gehen Sie zu:

Fakturierung -> Verwaltung -> Doppelklick auf das Buch -> Vorlagen

Wenn Sie das Logo zu ändern sollte es etwa doppelt so groß sein wie das Logo auf dem Bildschirm erscheint. Nach dem Upload teilen Sie die ermittelte Größe durch 2 (Wählen Sie das Logo, klicken Sie auf „Übernehmen“, berechnen Sie die ermittelten Werte, klicken Sie auf „OK“ oder „Übernehmen“.

Download Beispielrechnung als PDF

Um eine eMail-Vorlage zu ändern oder eine andere PDF-Vorlage einem Auftragsstatus zuzuordnen gehen Sie zu:

Fakturierung -> Verwaltung -> Doppelklick auf das Buch -> Status

In der eMail-Vorlage und im Betreff können Sie eine Reihe von Variablen verwenden. Diese können Sie unter eMail-Vorlagen Variablen finden.

Eine Rechnung erstellen

Klicken Sie auf „Hinzufügen“ um eine neue Rechnung zu erstellen. Geben Sie den Firmennamen ein. Das System durchsucht das Adressbuch und vervollständigt automatisch alle Felder, die es in Ihrem Adressbuch findet. Nun können Sie Produkte / Dienstleistungen hinzufügen. Sie können hier auch den Katalog benutzen. Wenn Sie Zeiteinträge aus einem Projekt in Rechnung stellen wollen, dann muss das Projekt auf „Nachkalkulation“ gesetzt werden; klicken Sie auf „Rechnung“ im Projektmodul.

Wenn Sie fertig sind, können Sie einen Status festlegen. Sie können „Kunde benachrichtigen“ wählen und sowohl eMail als auch mit diesem Status verbundenes PDF werden an den Kunden gesendet, wenn eine eMail-Adresse in der Rechnung festgelegt ist. Sie können auch durch Klicken auf „eMail“ diese manuell senden.

Eine wiederkehrende Rechnung erstellen

Es ist leicht, wiederkehrende Rechnungen zu erstellen. Wählen Sie einfach das Wiederholungsintervall auf der Registerkarte „Eigenschaften“ einer Rechnung. Dies erstellt die nächste Rechnung sobald sie einen Status erhält. Wenn die nächste Wiederholung ansteht, erscheint sie als „geplant“ in der Liste und kann versendet werden. Sie können alle geplanten Aufträge auf einmal als „Batch-Job“ absenden.

Drucken einer Abrechnungsperiode

Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung haben kann es sinnvoll sein, die ganze Abrechnungsperiode zu drucken. Sie können dies in den Artikeln mit diesen Tags tun:

{Datum: d-m-Y} bis {nextdate: d-m-Y}

oder für die Abrechnung später (seit 4.1.55):

{Prevdate: d-m-Y} bis {Datum: d-m-Y}

Das Datumsformat ist identisch mit der PHP Datumsfunktion.

Schlusstext

Unter anderem können Sie den Schlusstext für Ihre Rechnungen vordefinieren

Administration -> Einstellungen -> (Doppelklick auf ein Buch) -> PDF-Vorlagen -> (Doppelklick auf eine Vorlage) -> Texte.

Sie können auch den Schlusstext für Rechnungen festlegen , die noch nicht oder nur teilweise bezahlt sind. Hier ist ein Beispiel-Schlusstext in Abhängigkeit des Betrages, der bezahlt wurde:

<gotpl if=“nothing_paid“> Bisher kein Zahlungseingang. Bitte den Betrag innerhalb 2 Wochen bezahlen: {to_be_paid}.</gotpl>
<gotpl if=“partially_paid“> Teilweiser Zahlungseingang. Bereits bezahlt: {total_paid}.Bitte den Restbetrag innerhalb 2 Wochen bezahlen: {to_be_paid}.</gotpl>
<gotpl if=“fully_paid“> Zahlungseingang: {total}. Vielen Dank.</gotpl>

Duplizieren von Bestellungen, Rechnungen und Angeboten

Es ist einfach, Elemente zu duplizieren. Sie sollten mit einem Angebot beginnen. Wird dieses akzeptiert, dann können Sie es zu einem Auftrag duplizieren und schließlich zu einer Rechnung. Wählen Sie nur ein Angebot aus und klicken Sie auf Aktionen -> duplizieren im rechten Fensterbereich. Ein kleiner Dialog erlaubt Ihnen, den Status des ausgewählten Elements zu ändern, und das Buch zu wählen um das Angebot zu duplizieren. Sie können z. B. den Status „Angebot akzeptiert“ auswählen und es in das Auftragsbuch duplizieren. Wenn Sie in dieser Reihenfolge vorgehen können Sie Elemente in der Reihenfolge hinzufügen. Wenn die Arbeit erledigt ist, können Sie den Duplizierungsprozess wiederholen und so Ihre Rechnung erstellen.

Stapeldatei / Batch Job

Mit einem Batch Job können Sie mehrere Auftragsstati ändern. Es ist sehr nützlich, alle geplanten Aufträge zu senden, oder alle Benutzer über eine Rechnung zu informieren, die noch nicht bezahlt wurde. Klicken Sie auf „Batchjobs “ und wählen Sie einen „von Status“ und einen „zu Status“. Zum Beispiel aus: „Keine“ zu: „Zahlungseingang abwarten“. Optional können Sie einen Zeitraum auswählen. Klicken Sie auf „Kunden informieren“ um die PDF-Rechnungen und eMails zu senden. Sie können auch diese Batch Jobs in eine CSV Datei exportieren.

Berichte

Wenn Sie auf „Berichte“ klicken können Sie alle Einnahmen und Ausgaben pro Monat, Quartal oder Jahr anzeigen. Wenn Sie auf einen Monat oder ein Quartal doppelklicken, erhalten Sie weitere detaillierte Informationen, einschließlich innergemeinschaftliche und Exportverkäufe.

Ausgaben

Sie können Ihre Ausgaben erfassen und exportieren für z. B. Ihre Umsatzsteuererklärung.

Katalog

Im Katalog organisieren Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen. Von hier lassen sie sich schnell in Angebote, Aufträge und Rechnungen einfügen.

Rechnungen aus Projekten

Auf der Registerkarte Projekt wählen Sie Rechnung. Wählen Sie eine Zeit und definieren Sie einen Satz von Parametern, welche steuern was in jeder Positionszeile gedruckt wird. Hier ist ein Beispiel, das für die meisten Rechnungen mit Zeitangaben funktionieren sollte: {project_name}: {registering_user_name}: {date}: {Einheiten} h: {Kommentare} Weitere Felder, die zur Verfügung stehen: {Tage}, {description} (= Beschreibungstext des Projekts)


eMail-Vorlagen Variablen

  1. Auftragsdaten
  2. Kunde
  3. Versand
  4. Rechnungsartikel
  5. Rechnungsartikel-Zeilen in ODF Vorlagen

Auftragsdaten

{company_id} ID Firma
{contact_id} ID Kontakt
{id} Datenbank ID des Auftrages
{order_id} Text Bestell-ID
{po_id} Bestell-ID Verkauf
{btime} Auftragsdatum
{reference} Auftragsreferenz
{total} Bruttobetrag des Auftrages
{subtotal} Nettobetrag des Auftrages
{vat} MwSt
{due_date} Fälligkeitsdatum
{due_days} Fälligkeit in Tagen

Kunde

{customer_salutation} Anrede
{customer_name} Name
{customer_address} Straße
{customer_address_no} Hausnummer
{customer_zip} PLZ
{customer_city} Stadt
{customer_state} Bundesland
{customer_vat_no} USt-ID
{customer_country}
{customer_countryname}

Versand

{formatted_shipping_address}

{shipping_to}
{shipping_salutation}
{shipping_address}
{shipping_address_no}
{shipping_zip}
{shipping_city}
{shipping_state}
{shipping_country}
{shipping_extra}

Rechnungsartikel

Sie können eine Tabelle der Rechnungsartikel erzeugen, z. B.:

{items_table_start}
<table style="width: 100%;">
<tbody>
<tr>
<td><strong>Beschreibung</strong></td>
<td style="text-align: center;"><strong>Betrag</strong></td>
<td style="text-align: right;"><strong>Stückpreis</strong></td>
<td style="text-align: right;"><strong>Preis</strong></td>
</tr>
<tr>
<td>{item_description}</td>
<td style="text-align: center;">{item_amount}</td>
<td style="text-align: right;">{item_unit_price}</td>
<td style="text-align: right;">{item_total}</td>
</tr>
<tr>
<td colspan="3" style="font-weight: bold;"><br />
Summe (inkl. MwSt.):</td>
<td style="border-top: 1px solid black; font-weight: bold; text-align: right;"><br />
€ {order_total}</td>
</tr>
</tbody>
</table>
{items_table_end}

Rechnungsartikel-Zeilen in ODF Vorlagen

{amount_delivered}
{markup}
{cost_code}
{discount}
{vat} USt-Satz in Prozent, z. B. 19 für 19%
{amount}
{unit_total} Artikelpreis inkl. MwSt
{unit_list} Artikelpreis aus dem Katalog
{unit_price} Artikelpreis exkl. MwSt
{unit_cost} Artikelkosten exkl. MwSt
{description}
{item_total} Artikelpreis Gesamt (amount*unit_total) inkl. MwSt
{item_subtotal} Artikelpreis Gesamt (amount*unit_price) exkl. MwSt

Projekte und Zeiterfassung

Inhalt

1 Berechtigungen
2 Vorlagen
3 Bürozeit
4 Status
5 Aktivitätstypen
6 Mitarbeiter
7 Berichte
8 Zeiterfassung
9 Stunden Genehmigung
10 Abrechnung

Mit dem Projektmodul können Sie Projektinformationen einfach an einem Ort verwalten und Arbeitsstunden, Materialverbrauch und Reisekosten verfolgen. Sie können Projekte auch mit Kunden und Mitarbeitern teilen. Mit den Projektaufgaben können Mitarbeiter und Manager den Projektfortschritt verfolgen.
Die Manager haben auch Berichte über Fortschritte und Budgetierung.

Projects module

Projektmodul

Haben Sie Probleme mit der Zeiteingabe?
Stellen Sie sicher, dass die Projekte keinen Status haben, der geschlossen ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Benutzerkonto als Mitarbeiter- und Projektressource festgelegt ist.

Berechtigungen
Berechtigungstypen

Berechtigungstypen steuern, wer auf Projekte im Projektmodul zugreifen kann. Sie legen keine Berechtigungen pro Projekt fest, aber jedes Projekt kann einen Berechtigungstyp haben. Wenn Sie eine kleine Organisation sind, reicht möglicherweise nur ein Berechtigungstyp aus. Wenn Sie jedoch verschiedene Abteilungen haben, kann es nützlich sein, einen Berechtigungstyp für jede Abteilung einzurichten. Es hängt nur davon ab, wer die Projektinformationen sehen kann.

Stamm-Ebene

Nur Benutzer mit Verwaltungsberechtigungen für das Projektmodul dürfen Projekte auf der Stammebene erstellen. Um Unterprojekte zu erstellen, müssen Sie mindestens eine Berechtigung für das übergeordnete Projekt erstellen.

Finanzberechtigungen

Hier können Sie steuern, welche Benutzer Finanzdaten wie Budgets und tatsächliche Kosten sehen können. Auch der Rechnungsschalter zum Erstellen von Rechnungen aus Zeiteinträgen steht nur diesen Benutzern zur Verfügung.

Vorlagen

Projektvorlagen sind sehr leistungsfähig. Sie können steuern, welche Informationen der Endbenutzer in der Projektinformationsanzeige sehen und bearbeiten kann. Die Vorlagen steuern:

1. Welche Standardfelder sind im Projektdialog aktiviert?
2. Welche benutzerdefinierten Feldkategorien sind im Projektdialog aktiviert?
3. Standardprojektdateien und -ordner
4. Standard-Projektaufgaben
5. Standardberechtigungsart und -status
6. Das Symbol, das in der Projektnavigation und im Raster angezeigt wird

 

Project template

Projektvorlage

Eigenschaften

Die folgenden Eigenschaften können konfiguriert werden:

Eigenschaft Beschreibung
Name Der Name der Vorlage
Typ Der Vorlagentyp Projekte mit einer Containertypvorlage verfügen über keine Funktionen zur Zeiterfassung und Ausgaben.
Status Der Standardstatus des Projekts Der Standardberechtigungs-Typ des Projekts
Berechtigungstyp Der Standardberechtigungs-Typ des Projekts steuert, welche Standardfelder im Projektdialog aktiviert sind.
Aktivierte Felder Steuert, welche Standardfelder im Projektdialog aktiviert sind.
Symbol Ein Symbol, das in der Struktur und im Raster deaktiviert wird
Aufgaben

Auf dieser Registerkarte können Sie Standardprojektaufgaben definieren

Project tasks

Projektaufgaben

Berechtigungen

Auf der Registerkarte Berechtigungen können Sie steuern, welcher Benutzer die Vorlage verwenden darf.

Bürozeit

Stellen Sie die Bürozeiten hier ein. Diese Zeiten werden zum Erraten der Standardzeit für neue Zeiteinträge und zum Schätzen eines Fälligkeitsdatums für Projektaufgaben verwendet.

Status

Verwalten Sie hier die Projektstatus. Pro Status können Sie festlegen, ob ein Projekt abgeschlossen ist oder nicht, wenn es in der Baumstruktur sichtbar ist.

Fehlende Projekte im Baum oder für Zeiteinträge?

Abgeschlossene Projekte sind nicht mehr für die Zeiterfassung verfügbar. Sie können auch festlegen, ob das Projekt in der Baumstruktur sichtbar ist. Dies ist nützlich, um Ihre Projektübersicht zu organisieren.

Aktivitätstypen

Aktivitätsarten stehen in einer Dropdown-Liste zur Verfügung, wenn Sie Zeiteinträge vornehmen. Es gibt auch eine Voreinstellung für die Beschreibung und Dauer.

Mitarbeiter

Jeder Benutzer, der als Ressource für die Zeiterfassung von Projekten eingestellt werden soll, muss hier mit seiner Standardgebühr hinzugefügt werden. Wenn ein Nutzer seine Zeiterfassungswoche schließt, wird das geschlossene Datum festgelegt. In diesem Dialog können Sie es zurückstellen, wenn ein Fehler gemacht wurde und die Woche erneut geöffnet werden muss.

Project employees

Projektmitarbeiter

Um die Projekte für das Zeiterfassungsmodul eines Benutzers verfügbar zu machen, müssen Sie außerdem für jedes Projekt festlegen, an welchen Mitarbeitern gerade gearbeitet wird. Um dies zu tun, müssen Sie den Bearbeitungsdialog eines Projekts öffnen und zur Registerkarte „Mitarbeiter“ gehen. Fügen Sie auf diesem Bildschirm alle Mitarbeiter für dieses Projekt hinzu.

single_project_employees

single_project_mitarbeiter

Berichte

Group-Office enthält einige Berichte, die für die meisten Unternehmen nützlich sind. Berichte können jedoch auch angepasst werden, wenn Sie PHP-Kenntnisse haben. Die Group-Office-Berichte sind im Quellcode verfügbar.

Die Standardberichte sind:

1. Zeiterfassung in CSV
2. Projektinformation und Planung in PDF
3. Zeiteinträge in PDF
4. Übersicht aller Projekte in PDF

Zeiterfassung

Damit die Benutzer die Zeiterfassung nutzen können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

1. Der Benutzer hat Zugriff auf das Zeiterfassungsmodul
2. Der Benutzer ist eine Ressource eines Projekts, das keine Containertypvorlage enthält.
3. Das Projekt ist nicht geschlossen.

Benutzer benötigen keinen Zugriff auf das Projektmodul, um die Zeiterfassung zu verwenden.

Time tracking

Zeiterfassung

Wochen schließen

Benutzer können Wochen schließen. Wenn eine Woche geschlossen ist, kann der Manager die Stunden genehmigen und der Benutzer kann die Zeiteinträge nicht mehr bearbeiten.
Wenn ein Benutzer versehentlich eine Woche geschlossen hat, kann der Manager sie unter Verwaltung -> Mitarbeiter erneut öffnen. Doppelklicken Sie auf einen Mitarbeiter und legen Sie das Abschlussdatum in der Zeit fest.

Stunden Genehmigung

Projektmanager können Stunden genehmigen, wenn dieses Modul installiert ist. Die Eigenschaft „Manager“ von Projekten ist hier wichtig. Benutzer können alle Zeiteinträge von Projekten genehmigen, deren Manager sie sind. Nur Stunden, die geschlossen sind, werden zur Genehmigung angezeigt. Daher müssen Benutzer zuerst den „Woche schließen“ – Button im Zeiterfassungsmodul drücken.
Nur genehmigte Stunden werden dem Abrechnungsmodul in Rechnung gestellt, wenn Sie diese Funktion verwenden.

Abrechnung

Es ist möglich, Rechnungen aus Ihrer Zeiterfassung zu generieren. Dazu müssen Sie ein Projekt anlegen und den Typ auf „Nachkalkulation“ setzen. Wenn die Zeit jetzt aufgezeichnet wird, werden auch die Gebühren gespeichert. Um eine Rechnung zu generieren, gehen Sie auf Projekte -> Finanzen -> Nachkalkulation.
Wählen Sie einen Zeitraum und Projekte, die Sie in Rechnung stellen möchten und klicken Sie auf „Weiter“. Eine Rechnung wird im Projekt gespeichert.
Wenn Sie das Abrechnungsmodul installiert haben, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem auch eine Rechnung im Abrechnungsmodul generiert wird.
Hinweis: Wir planen, die Abrechnung und Projekte in GO 6.5 zu integrieren, so dass dies eins wird.

Synchronisation

Group-Office unterstützt zwei Synchronisationsprotokolle . Es bietet Microsoft ActiveSync und SyncML. Verwenden Sie ActiveSync muss Z-Push installiert sein. Wenn z-Push auf dem Server installiert ist, können Telefone konfiguriert werden ActiveSync zu verwenden. Group-Office kann die folgenden Elemente synchronisieren:

Termine
Aufgaben
Kontakte
Notizen (nur SyncML)
eMail (nur ActiveSync; eMail kann ersatzweise auch per IMAP konfiguriert werden)

Client oder Geräte Setup

  • Outlook
  • Max OS
  • Mobile Geräte mit ActiveSync Unterstützung (Benutzen Sie Ihren Group-Office Benutzername, Passwort und die URL -> http://your.url.to.groupoffice/groupoffice/. Das „Domain“-Feld kann leer gelassen werden oder tragen Sie etwas Beliebiges ein.)
  • CalDAV and CardDAV
    • DAVDroid für Android Geräte
    • CalDAV und CardDAV sync free für Android
    • iOS Geräte unterstützen CalDAV and CardDAV nativ.
  • Synthesis SyncML clients
    • Windows Mobile/Pocket PC
    • Palm OS
    • iPhone (We empfehlen ActiveSync für das iPhone)
  • Blackberry
  • Thunderbird
  • Andere Geräte die ActiveSync oder SyncML unterstützen.

Group-Office Synchronisationseinstellungen

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“ in der oberen rechten Ecke klicken, finden Sie eine Registerkarte „Synchronisation“ im Einstellungsfenster. Hier können Sie die Adressbücher, Aufgabenlisten und Kalender aktivieren die Sie synchronisieren möchten. Sie können auch die automatische Löschung von Ereignissen und Aufgaben ermöglichen, die älter als eine konfigurierbare Anzahl von Tagen sind. Ist diese Einstellung aktiviert, werden alle alten Ereignisse aus dem Telefon gelöscht werden, aber nicht von Group-Office. Auf diese Weise bleibt Ihr Telefon sauber und schnell.

Synchronization-settings

Löschen von Synchronisationseinrichtungen

In der Regel sollten Sie nie ein Gerät löschen. Es ist nur sinnvoll, wenn Sie mit einem sauberen Telefon neu beginnen wollen. Wenn Sie das Gerät hart zurücksetzen und neu formatieren,  sollten Sie sollten das Gerät auch in Group-Office löschen, so dass auch hier alle Informationen gelöscht werden. Wenn Sie es in Group-Office löschen und nicht zurücksetzen, dann erhalten Sie doppelte Einträge.

CalDAV-Kalender-Server

Als Alternative zur Synchronisierung können Sie andere Client-Software wie Thunderbird, Evolution oder Apple iCal per CalDAV mit Group-Office verbinden verbinden.

CardDAV-Adressbuch-Server

Die Verbindung mit CardDAV funktioniert genau wie CalDAV.

Outlook

CalDavSynchronizer

Es gibt ein Open-Source CalDAV und CardDAV-Plugin für Outlook -> http://sourceforge.net/projects/outlookcaldavsynchronizer/

Funambol

Hinweis: Der Funambol-Client funktioniert nicht mit Office 64bit und Office 2013; verwenden Sie den Bynari Client für diese Versionen.

Outlook kann mit dem kostenlosen Funambol Windows-Client synchronisieren. Sie erhalten diesen Client von der Funambol Website (Vorsicht, klicken Sie nicht auf die „aktuelle Version“, weil das verweist auf den Funambol-Server) -> http://sourceforge.net/projects/funambol/files/windows-sync-Client/v10/

Folgen Sie den Installationsanweisungen und stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Einstellungen verwenden:

  • Verwenden Sie keine Verschlüsselung. Group-Office unterstützt nicht die DES-Verschlüsselung des funambol Client.
  • Stellen Sie sicher, dass die SyncML URL richtig gesetzt ist -> http://your.url.to.groupoffice/sync.

Die Standardeinstellungen sollten funktionieren, aber wenn etwas schief geht Überprüfen Sie die erweiterten Einstellungen der einzelnen Datenspeicher:

Typ Remote
Events event
Contacts card
Tasks task
Notes Nicht unterstützt
eMail IMAP benutzen

Mac OSX

Es ist möglich, das Adressbuch, Kalender und eMail mit Group-Office zu synchronisieren. Konfigurieren Sie eMail mit IMAP, das Adressbuch mit CardDAV und der Kalender mit CalDAV.


Google Android

Für die Einrichtung von ActiveSync für Android benötigen Sie folgende Informationen:

  • Server Adresse -> http://your.domain.for.groupoffice.
  • Domain-Namen können leer gelassen werden
  • Möglicherweise erfordert Ihr Unternehmen oder eMail-Provider eine verschlüsselte Verbindung (SSL) zum Mail-Server
  • Ihr Group-Office-Benutzernamen und Passwort ein. Häufiger Fehler ist, dass die Benutzer die E-Mail-Adresse für Benutzernamen verwenden!

Hinweis: Die Exchange Server-Einstellungen unterscheiden zwischen Groß- und Kleinschreibung.

  • Tippten Sie auf eMail.
  • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Passwort ein. Markieren Sie das Kästchen nur, wenn dieses Konto Ihr Standard-eMail-Konto sein soll. Tippen Sie auf Weiter.
  • Tippen Sie Exchange-Konto.
  • Geben Sie Ihre Exchange Server Informationen ein und tippen Sie auf Weiter.
  • Ihr Telefon prüft die eingehenden Servereinstellungen.
  • Wenn alles korrekt ist, wird der Account Options-Bildschirm angezeigt, in dem Sie Ihre Kontoeinstellungen ändern können.
  • Schließlich werden Sie gebeten, dieses Konto zu benennen. Tippen Sie auf Fertig.

Synthesis SyncML Clients

Synthesis AG Kunden: Bestellen Sie im Software-Shop. Sie können für 30 Tage eine Testversion hier downloaden -> http://www.synthesis.ch/dl_client.php?lang=e&lay=desk

Folgen Sie den Installationsanweisungen und verwende diese Einstellungen:

  • SyncML Server Version: 1.1
  • SyncML Server URL: http://your.url.to.groupoffice/sync.
  • Benutzername: Ihr Group-Office-Benutzernamen
  • Kennwort: Ihr Group-Office Passwort

Die Standardeinstellungen sollten funktionieren, aber wenn etwas schief geht Überprüfen Sie die erweiterten Einstellungen der einzelnen Datenspeicher:

Typ Remote
Events event
Contacts card
Tasks task
Notes Nicht unterstützt
eMail IMAP benutzen

Blackberry

Benutzen Sie den Funambol Client für BlackBerry OS <10 und ActiveSync für BlackBerry OS >=10


Thunderbird

Die Synchronisation von Adressbuch und Kalender für Thunderbird funktioniert mittels des SOGo Connectors oder des SOGoIntegrators. Diese dienen der perfekten Integration in Thunderbird.

Der SOGoConnector transformiert Thunderbird in einen voll kompatiblen DAV-Client für Groupware-Server wie SOGo, Group-Office, eGroupware oder Citadel.

Unter anderem bietet der SOGoConnector folgende Features:

  • Free / Busy URL-Feld im Adressbuch
  • Free / Busy Funktion über HTTP
  • Terminorganisation
  • Synchronisation von Adressbüchern mittels GroupDAV
  • CardDAV Implementierung für Adressbücher
  • WebDAV ACL Unterstützung

Der SOGoIntegrator transformiert Thunderbird in einen „Heavy“-Client für SOGo. Ist der SOGoConnector für eine portable, horizontale Integration gemacht, so nutzt der SOGoIntegrator ausschließlich die Features und das Layout von SOGo (vertikale Integration).

Unter anderem bietet der SOGoIntegrator folgende Features:

  • Remote Administration von Ordner Abonnements
  • Remote Administration von Ordner ACLs
  • Automatische Replikation der lokalen mit den abonnierten Ordnern
  • Automatische Propagierung der Standard Einstellungen

Dateien

Ordner und Dateien können in Group-Office bequem verwaltet werden. Und zwar nicht nur im Reiter „Dateien“, sondern auch in anderen Modulen. So können Dateien auch bei jedem Kontakt, einer Firma, einem Projekt oder bei einem Termin angelegt werden.

Dateien in Miniaturansicht

 

  1. Eigene Ordner
    Ihre Ordner und Dateien.
  2. Gemeinsame Ordner
    Liste der Ordner, die von anderen mit Ihnen geteilt werden. Hier können Sie nichts direkt anlegen, sondern müssen immer in den geteilten Ordner hinein.
  3. Projekte
    Dateien und Ordner, die in Projekten angelegt werden
  4. Kontakte
    Dateien und Ordner, die in Kontakten angelegt werden
  5. Firmen
    Dateien und Ordner, die bei Firmen angelegt werden

Contents

Dateien bearbeiten

Wer mit Group-Office arbeitet, hat verschiedene Möglichkeiten, Dateien zu bearbeiten.

Am einfachsten und sichersten ist immer, die Datei anwählen und rechts oben „Herunterladen“ klicken, bearbeiten und wieder hochladen. Diese Option gibt es immer auch mit der rechten Maustaste. Dort findet sich auch „Öffnen mit“ – dann kann ich eine Option auswählen und für einen Dateityp auch festlegen.

Wenn ich wähle, eine Datei „Im Browser“ zu öffnen (z.B. pdf), dann muss der Browser diesen Dateityp auch anzeigen können. Achtung: Falls „Keine Zugriffsberechtigung“ in einem neuen Browserfenster angezeigt wird, kann die Ursache sein, dass die URL des Servers nicht übereinstimmt. (Die URL kannst du auch manuell ändern, wir versuchen diesen Fall künftig besser abzufangen).

Wenn Sie GOTA wählst, wird ein kleines Java-Programm gestartet, das Ihrer Anwendung Group-Office als lokale Festplatte simuliert. Damit können Sie mit Ctrl-S die Datei einfach wieder speichern. Wenn Sie allerdings eine Kopie oder ein PDF anfertigen, müssen Sie diese zuerst lokal speichern und dann hochladen.

Ordner gemeinsam nutzen

Ordner können einfach mit anderen Nutzern geteilt werden. Klicken Sie auf einem Ihrer Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Einstellungen“ und dann „Gemeinsame Nutzung aktivieren“. Klicken Sie auf „Übernehmen“ und gehen Sie dann zu „Berechtigungen“ um festzulegen, wer diesen Ordner sehen darf.

Um einen Ordner für alle sichtbar zu machen, sollte dieser Ordner vom Administrator angelegt sein, der dann die Berechtigung dazu erteilt.

Um geteilte Ordner zu sehen kann es sein dass andere Nutzer „Aktualisieren“ klicken oder sich nochmal neu anmelden müssen.

Die Berechtigung, wer was sehen darf, wird an Unterordner vererbt, ausser ein Unterordner hat ebenso „Gemeinsame Nutzung aktiviert“, dann muss die Berechtigung in diesem neu vergeben werden (die Vererbung stoppt dann).

 


Benachrichtigungen

Im Ordnereigenschaften-Bildschirm können Sie Benachrichtigungen aktivieren. Sie erhalten eine E-Mail, wenn jemand eine Datei in diesen Ordner hochlädt oder löscht, wenn Sie dies aktivieren. Um den Ordnereigenschaften-Dialog zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner im Dateimanager.

Folder properties

Sperren Sie die Rasteranzeige für Ordner

In den Ordnereigenschaften gibt es eine Option ‚Übernehmen Sie die Anzeigeeinstellungen des Ordners für alle‘. Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Dateien eingerichtet haben, können Sie die aktivierten Spalten und die Spaltenreihenfolge für alle Benutzer ändern, die diesen Ordner anzeigen, wenn Sie diese Option aktivieren.

Dateien hochladen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien hochzuladen. Die Option „Kleines Hochladen“ ermöglicht es Ihnen, jeweils eine Datei auszuwählen und ist für Dateien bis zu 10 MB geeignet. Dies ist je nach Serverkonfiguration unterschiedlich. Das Standardmaximum auf Servern beträgt 2 MB, kann jedoch vom Systemadministrator auf 10 MB erhöht werden ).
Die Option „Big Upload“ erfordert Java. Es öffnet sich ein neuer Bildschirm, auf dem Sie komplette Ordner hochladen und mehrere Dateien auswählen können.

Dateien lokal mit dem Group-Office Transfer Agent bearbeiten

Wenn der Group-Office-Transferagent aktiviert ist, können Sie Dokumente einfach lokal bearbeiten. Wenn Sie beispielsweise auf ein Textdokument klicken, wird die Datei heruntergeladen und Ihr Texteditor gestartet. Wenn die Datei bearbeitet wird, wird sie automatisch an Group-Office gesendet.
Diese Funktion funktioniert auf allen Betriebssystemen einschließlich:

Windows
Mac
Linux

Java ist erforderlich. Wenn Sie es noch nicht haben, können Sie es kostenlos von http://java.com herunterladen

Konfigurieren von GOTA auf Ubuntu

Installieren Sie OpenJDK-8-9 und konfigurieren Sie Firefox, um JNLP-Dateien mit / usr / lib / jvm / java-8/9-openjdk-amd64 / bin / javaws zu öffnen. Sie können diese Einstellung in Firefox unter Bearbeiten -> Einstellungen -> Anwendungen ändern. Suchen Sie nach JNLP oder der Anwendung / x-java-jnlp-Datei.
Wenn Sie stattdessen Sun Java installieren, sollte sich webstart in / usr / lib / jvm / java-8/9-sun / bin / javaws befinden (oder in terminal a locate javaws ausgeführt werden).

Konfigurieren von GOTA unter Mac OS X

Stellen Sie sicher, dass Java installiert ist. Der Mac kann JNLP-Dateien nicht automatisch mit Java Webstart öffnen. Wenn Sie vom Browser gefragt werden, was mit jnlp.php zu tun ist, wählen Sie „Öffnen mit“ -> Weiteres Programm und navigieren Sie zu:
System / Bibliothek / CoreServices / Java Web Start

Dialog: Speichern als

Wenn Sie möchten, dass GOTA fragt, ob Sie die Datei speichern möchten als … oder starten Sie die Standardanwendung, können Sie diese Zeile zur config.php hinzufügen:
$ config [‚gota_ask_save_as‘] = true;

Taskleistensymbol

In einigen Fällen wird das Taskleistensymbol nicht angezeigt. Versuchen Sie, diesen Befehl in einem Terminal auszuführen, wenn Sie dieses Problem haben:
gsettings setzen com.canonical.Unity.Panel systray-whitelist „[‚all‘]“

 

Fehlerbehebung

Wenn etwas nicht funktioniert, überprüfen Sie, ob Sie Java auf Ihrem PC installiert haben. Mindestens Java 8 ist erforderlich. Ihr Browser ist so konfiguriert, dass er die JNLP-Dateien standardmäßig mit Java öffnet. Manchmal ändern Benutzer diese Einstellung versehentlich. Auf Firefox kannst du das unter: Einstellungen -> Anwendungen korrigieren. Suche nach JNLP. Wählen Sie hier Öffnen mit Java Webstart.

Datei sperren

Wenn Sie eine Datei mit GOTA bearbeiten, können Sie die Datei sperren. Im Infobereich wird vorübergehend eine Sprechblase mit der Frage angezeigt, um eine Datei zu sperren. Wenn Sie auf die Sprechblase klicken, wird die Datei gesperrt. Jedes Mal, wenn Sie die Datei speichern, fordert GOTA Sie auf, die Datei zu entsperren. Gesperrte Dateien können nur von Ihnen oder dem Administrator entsperrt werden. Andere Benutzer können die Datei nicht bearbeiten, während Sie sie gesperrt haben.

Dateivorlagen

Im Menü „Neu“ auf dem Hauptbildschirm können Sie als Administrator „Vorlagen verwalten“ wählen. Hier können Sie jede Datei hinzufügen, die als Vorlagen für eine neue Datei verwendet werden soll. Sie können beispielsweise Textdokumente mit Ihrem Firmenlogo und Unterschrift darin oder Tabellenkalkulationsdokumente hochladen. Sie können diese Vorlagen aus dem Menü „Neu“ auswählen und mit dem installierten Group-Office Transfer Agent können Sie diese Dokumente sofort bearbeiten und online speichern.

File-templates.png

Hinzufügen von Dateien mit einem anderen Programm wie FTP, Samba, NFS usw.

Sie können Dateien zu Group-Office mit einem externen Programm hinzufügen. Fügen Sie einfach Dateien zu $ config [‚file_storage_path‘] hinzu, die in der config.php definiert sind (zB / home / Group-Office). Sie müssen sicherstellen, dass der Webserver in die Dateien schreiben kann, so dass Sie den Besitzer zum Apache-Benutzer ändern müssen (zB www-data) oder Sie müssen die Welt schreibbar machen (777). Group-Office importiert die neuen Dateien automatisch in die Datenbank. Wenn die Dateistruktur sehr groß ist, sollten Sie dies manuell in der Befehlszeile tun mit:

php /path/to/group-office/modules/files/scripts/sync_filesystem.php

Andernfalls kann es bei der Ausführung des Importvorgangs zu langen Wartezeiten und Timeouts kommen.
Möglicherweise müssen Sie auch die Berechtigungen von Dateien ändern, die in Group-Office erstellt wurden. Group-Office unterstützt die folgenden Konfigurationsoptionen:

$ config [‚file_create_mode‘] = ‚0660‘;
$ config [‚folder_create_mode‘] = ‚0770‘;
$ config [‚file_change_group‘] = ‚Gruppen-Office‘; // Stellen Sie sicher, dass der Apache-Run-Benutzer (www-data) zur Gruppe „Group-Office“ gehört, oder Sie erhalten eine Fehlermeldung.

Greifen Sie mit WebDAV auf die Dateien auf Ihrem Desktop zu

Sie können mit WebDAV eine Verbindung zu den Gruppen-Office-Dateien herstellen.

Tickets

Mit dem Helpdesk- oder Ticket-Modul können Sie Ihre Kunden unterstützen. Delegieren Sie Support-Anrufe und verfolgen Sie den Verlauf. Supporttickets können per E-Mail, Telefon oder einem einfachen Webformular erstellt werden.

Tickets

Tickets

 

Agenten und Benutzer

Das Ticketsystem wird verwendet von:

  1.      Benutzer: Benutzer, die Tickets erstellen, wenn sie ein Problem haben.
  2.      Agent: Ein Benutzer, der berechtigt ist, Tickets anzufordern und darauf zu antworten.

Ein Benutzer benötigt nur Schreibberechtigung für Tickettypen. Ein Benutzer wird zum Agenten, wenn der Benutzer Berechtigungen unter Verwaltung -> Typen -> Typ -> Berechtigungen erhält.

Anonyme Tickets
Ein Kunde muss nicht unbedingt ein Benutzer sein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Externe Ticketseite".
Typen

Das erste, was Sie nach der Installation des Ticketmoduls tun müssen, ist das Definieren der Typen. Typen werden für verschiedene Zwecke verwendet:

  1.      Per Berechtigungen können Sie steuern, welcher Agent oder Benutzer Tickets dieses Typs erstellen darf.
  2.      Berichte: Berichte über Anzahl der Tickets pro Typ usw.
  3.      Konfiguration: jeder Typ kann verschiedene Einstellungen haben. Zum Beispiel, wer eine E-Mail erhält, wenn ein neues Ticket dieses Typs erstellt wird.

Sie können beispielsweise für jedes Produkt einen eigenen Typ definieren.

Tickettypen

Tickettypen

 

Typen Einstellungen

Die folgenden Einstellungen sind auf der Registerkarte Eigenschaften zu finden:

Typgruppe Gruppen sind nützlich zum Organisieren der Tickettypen. Im Screenshot sehen Sie zwei definierte Gruppen. Sie können sie erstellen, indem Sie auf der Registerkarte „Typen“ auf die Schaltfläche „Gruppen verwalten“ klicken
Beschreibung Die Beschreibung wird in der Oberfläche angezeigt, wenn Sie den Filter über den Typ bewegen
Tickets von anderen Benutzern anzeigen Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können alle Benutzer mit Zugriff auf diesen Typ die Tickets anderer Personen sehen
„E-Mail an“ in neuer Checkbox Sie können hier eine durch Kommas getrennte Liste von E-Mail-Adressen eingeben, die eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein neues Ticket von einem Benutzer erstellt wird
Alternativer Absender Standardmäßig sendet das System eine E-Mail von der Webmaster-E-Mail mit dem Titel „Group-Office“ als Namen, und der Absender ist für jeden Typ immer derselbe. Sie können den Standard in der Registerkarte „Optionen“ konfigurieren. Eine Adresse für alle Arten ist möglicherweise nicht immer ideal. Verwenden Sie die alternativen Absendereinstellungen, um die Absenderadresse nach Typ festzulegen
IMAP-Postfach Hier können Sie ein Postfach für eingehende Tickets angeben

 

Berechtigungen

Die Typberechtigungen sind sehr wichtig. Sie definieren, ob ein Benutzer ein Agent oder ein normaler Benutzer ist. Wenn Sie für einen Tickettyp „Berechtigungen verwalten“ haben, sind Sie ein Agent.

Hier ein Überblick über die Berechtigungsstufen:

Level
Beschreibung
Lesen Der Benutzer kann nur seine eigenen Tickets lesen. Wahrscheinlich in den meisten Fällen nicht sehr nützlich
Erstellen Benutzer können neue Tickets erstellen
Schreiben Identisch zum Erstellen einer Berechtigung
Löschen Der Benutzer kann seine eigenen Tickets löschen
Verwalten Der Benutzer ist ein Agent, der alle Tickets dieses Typs sehen und das Ticket beantworten und ändern kann

 

Hinweis
Stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer mindestens Schreibberechtigung für einen Typ hat. Andernfalls erhält dieser Benutzer einen Zugriffsverweigerungsfehler, wenn er versucht, ein Ticket zu erstellen.

 

E-Mail zu Tickets

Sie können eine E-Mail-Adresse konfigurieren, um eingehende Tickets zu akzeptieren. Erstellen Sie ein E-Mail-Konto als Administrator, das für Tickets reserviert ist. Wählen Sie dann dieses E-Mail-Konto in den Eigenschaften des Typs, in dem die E-Mails ebenfalls importiert werden sollen.

Warnung
Alle E-Mails im Posteingang dieses Kontos werden in das Ticketsystem importiert und die E-Mail wird vom IMAP-Server entfernt.

 

Die geplante Aufgabe ist so konfiguriert, dass die Tickets alle 5 Minuten importiert werden.

Stati

Status sind sehr einfach und unkompliziert. Sie können sie unter Verwaltung -> Status erstellen und löschen. Status können gefiltert werden und es gibt einen Zähler mit der Anzahl der Tickets in diesem Status im Fitler.

E-Mail Vorlagen

Hier können Sie die Nachrichten konfigurieren, die an Ihre Kunden gesendet werden.

Ticket e-mail Vorlagen

Ticket e-mail Vorlagen

 

Es gibt fünf Vorlagentypen:

Standard Antwort Diese Vorlage wird standardmäßig verwendet, wenn ein Agent einem Kunden antwortet
Automatische Antwort Diese Vorlage wird für automatische Antworten verwendet, wenn Kunden neue Tickets erstellen
Ticket erstellt für den Kunden Diese Vorlage wird verwendet, wenn ein Agent ein Ticket für einen Kunden erstellt
Ticket erstellt für den Agenten Diese Vorlage wird verwendet, wenn ein Kunde ein neues Ticket erstellt hat. Diese Nachricht wird an alle in den Typeinstellungen aufgeführten E-Mail-Adressen gesendet
Ticket beansprucht Benachrichtigung  Diese Vorlage gilt für die Nachricht, die an den Kunden gesendet wird, wenn ein Agent das Ticket beansprucht

 

Alle Vorlagen sind optional
Wenn Sie die Vorlage verlassen, wird dieser Nachrichtentyp deaktiviert.
Vorlagenvariablen

Die folgenden Vorlagenvariablen können verwendet werden, um Informationen zu dem Kontakt anzuzeigen, der im Ticket festgelegt ist:

{contact:sirmadam} Herr oder Frau, abhängig vom Geschlecht
{contact:salutation} Anrede
{contact:formatted_address} Erhalten Sie die vollständige Adresse, die gemäß den Länderstandards formatiert ist
{contact:first_name} Vorname
{contact:middle_name}
{contact:last_name}
{contact:initials}
{contact:title}
{contact:email}
{contact:home_phone}
{contact:fax}
{contact:cellular}
{contact:address}
{contact:address_no}
{contact:zip}
{contact:city}
{contact:state}
{contact:country}
{contact:department}
{contact:function}
{contact:work_phone}
{contact:work_fax}
{contact:homepage}

 

Wenn der Kontakt eine Unternehmensgruppe hat, können Sie auch diese Variablen verwenden, um die Unternehmensinformationen anzuzeigen:

{company:formatted_address} Herr oder Frau, abhängig vom Geschlecht
{company:formatted_post_address}Herr oder Frau, abhängig vom Geschlecht
{company:mtime}
{company:ctime}
{company:crn} Firmenregistrierung (z. B. Handelsregisternummer)
{company:iban}
{company:vat_no}
{company:bank_no}
{company:comment}
{company:homepage}
{company:email}
{company:fax}
{company:phone}
{company:post_zip}
{company:post_country}
{company:post_state}
{company:post_city}
{company:post_address_no}
{company:post_address}
{company:country}
{company:state}
{company:city}
{company:zip}
{company:address}
{company:address_no}
{company:name2}
{company:name}
{company:id}

 

Die folgenden Vorlagenvariablen können verwendet werden, um Informationen über das Ticket selbst anzuzeigen:

{AGENT} Der aktuelle Ticketagent, der dem Kontakt entspricht
{MESSAGE} Die aktuelle Nachricht, die gesendet werden soll
{LINK} Hyperlink zur Seite des Tickets
{ticket:ticket_number}
{ticket:subject}
{ticket:company}
{ticket:first_name} Vorname des Kontakts
{ticket:middle_name} Mittelname des Kontakts
{ticket:last_name} Nachname des Kontakts
{ticket:email} E-Mail Adresse des Kontakts
{ticket:phone} Telefonnummer des Kontakts

 

Optionen

In der Registerkarte Optionen können Sie verschiedene Optionen konfigurieren:

Name Der Standardabsendername für E-Mail-Nachrichten
E-Mail Die Standard-Absenderadresse für E-Mail-Nachrichten
Betreff Eine Vorlage für den Betreff der E-Mail, so dass die Ticketnummer enthalten ist. Belassen Sie dies unter [ts # {TICKET #}] {SUBJECT} oder der IMAP-Import erkennt keine Antworten auf Tickets
Sprache Die Sprache der Vorlagen. Group-Office wechselt beim Senden von Nachrichten an Kunden in diese Sprache
Tage bis zum schließen Sie können optional eine Anzahl von Tagen eingeben, die zum automatischen Schließen von Tickets verwendet werden, wenn ein Kunde innerhalb dieses Zeitraums nicht antwortet. Eine geplante Aufgabe ist zum Ausführen dieser Aufgabe konfiguriert
Niemals Tickets dieses Status schließen Eine Ausnahme für die obige Einstellung

 

Die Checkboxen im unteren Bereich dieses Registers sprechen für sich.

Preise

In der Registerkarte Tarife können Sie mehrere Support-Raten mit einem Namen und einem Wert definieren. Wenn Sie Tarife einrichten, können Sie eine Anzahl von Arbeitsstunden für jede Nachricht erfassen, die Sie für ein Ticket erstellen. Im folgenden Screenshot sehen Sie, wie Agenten Tarife eingeben können. Preise können exportiert oder in Rechnungen konvertiert werden, wenn Sie auch das Abrechnungsmodul verwenden.

Ticket Preise

Ticket Preise

Externe Ticketseite

Die externe Seite kann als Iframe Ihrer Website verwendet werden oder sie kann wie Ihre Website gestaltet werden.
Diese Funktion hängt vom Modul „Site“ und „defaultsite“ ab. Wenn Sie die Seite aktivieren, werden diese Module automatisch installiert.

Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:

Externe Seite aktivieren Aktivieren Sie die öffentliche externe Seite. Dadurch wird eine Website im Modul Website-Manager installiert
Für anonyme Benutzer aktivieren Erlauben Sie Besuchern, Tickets ohne Anmeldung zu erstellen
Alternative URL benutzen Diese URL wird für E-Mail-Nachrichten verwendet. Group-Office sendet Benutzer an die externe Seite und nicht an Group-Office, wenn Sie dies aktivieren. Dies ist für anonyme Tickets erforderlich
Benutzer CSS Fügen Sie der externen Seite Ihr eigenes Styling hinzu

 

Beispiel für eine Kundenticketseite

Standardmäßig ist der externe Seitenstil sehr einfach. Aber Sie können das natürlich anpassen.

Externe Ticket-Seitenliste

Externe Ticket-Seitenliste

Externes Ticket-Seitenticket

Externes Ticket-Seitenticket

Aufgaben

INHALT

  • Die Aufgabenliste konfigurieren
  • Allgemeine Einstellungen
  • Aufgabenlisten teilen
  • Erinnerungsruf
  • Aufgaben fortsetzen
  • Aufgaben importieren

DIE AUFGABENLISTE KONFIGURIEREN

Die Aufgabenliste sollte für die meisten von vornherein funktionieren, ein paar Dinge können aber konfiguriert werden.

ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN

Bei Einstellungen → Aufgaben kann man folgendes einstellen:

  1. Die Standard AufgabenlistenFalls man Zugriff auf mehrere Aufgabenlisten hat, wird diese Aufgabenliste als Standard benutzt, wenn man eine neue Aufgabe erstellt oder jemand für einen eine Aufgabe erstellt.
  2. Eine Standard ErinnerungWenn man eine Standard Erinnerung erstellt, wird jede Aufgabe, die erstellt wird, eine Erinnerung haben.

AUFGABENLISTEN TEILEN

Alle Aufgabenlisten sind automatisch für die Nutzergruppe „Intern“ beschreibbar. Alle Nutzer sind ebenfalls automatisch in dieser Gruppe. Also kann automatisch jeder Nutzer die Aufgabenlisten der Anderen beschreiben.

Möchte man die Aufgabenlisten Berechtigungen ändern, geht man auf:

Aufgaben → Verwaltung → Doppelklick auf die Aufgabenliste → Berechtigungen

Dort kann man Nutzer und Nutzergruppen hinzufügen, die Zugriff auf die Aufgabenliste haben sollen. Mehr über das Verwalten von Berechtigungen hier.

ERINNERUNGSRUF

Man kann einen Erinnerungsruf für sich oder einen Mitarbeiter von verschiedenen Punkten aus erstellen.

  1. Kontakt
  2. Firma
  3. Projekt
  4. Rechnung

Man kann das Adressbuch beispielsweise anklicken und dort einen Kontakt auswählen. Dann wählt man aus:

Neu → Erinnerungsruf

GO-Erinnerungsruf

GO-Erinnerungsruf

 

Seit Version 5.0.24 gibt es auch ein schnelleres Menü in der Kopfzeile des neuen Themes.

Es ist ein aufklappbarer Punkt mit einer Verknüpfung zum Erinnerungsruf.

GO-Erinnerungsruf2

GO-Erinnerungsruf2

 

Man muss auf das Erinnerungsruf Symbol klicken, um das Fenster zu öffnen.

Ein neues Fenster wird auftauchen, in dem man die Zeit und eine Aufgabenliste wählen kann und man Kommentare schreiben kann.

Außerdem kann man den Kontakt, der von dem Nutzer zurückgerufen werden muss, hinzufügen und dann die Handynummer auswählen oder eine neue ergänzen.

Wenn der Kontakt nicht im Adressbuch steht, kann man ihn direkt ergänzen, indem man auf den Kontakt hinzufügen Knopf drückt.

GO-Erinnerungsruf3

GO-Erinnerungsruf3

 

Der Nutzer wird eine Erinnerung zu dem gewählten Zeitpunkt erhalten. Er kann das Aufgaben Fenster aus der Erinnerung oder aus dem Kontakt Info Fenster aus öffnen. Das folgende Fenster wird sich öffnen:

GO-Erinnerungsruf4

GO-Erinnerungsruf4

 

AUFGABEN FORTSETZEN

Es kann oft nützlich sein, eine Aufgabe fortzusetzen. Wenn das Telefonat beispielsweise vorbei ist und man sich für ein Telefonat in einer Woche verabredet hat. In diesem Falle kann man den „Aufgabe fortsetzten“ Knopf nutzen. Ein, dem Erinnerungsruf ähnliches Fenster, wird sich öffnen. Dort kann man neue Kommentare eingeben und eine andere Aufgabenliste auswählen, falls jemand anderes die Aufgabe übernimmt.

GO-Erinnerungsruf5

GO-Erinnerungsruf5

 

Nachdem man Ok geklickt hat, wird die Aufgabe verlegt und es ist eine Liste der Kommentare zu sehen:

GO-Erinnerungsruf6

GO-Erinnerungsruf6

 

AUFGABEN IMPORTIEREN

Man kann eine Aufgabe aus einem Dokument im iCalender 1.0 oder 2.0 Format importieren. Normalerweise hat dieses Dokument eine *.ics Endung.

Man gehe zu Aufgaben → Verwaltung → Doppelklick auf die Aufgabenliste → Importieren, um ein Dokument hochzuladen.

Adresslisten und Newsletter

Adresslisten sind gut zu gebrauchen zum:

  1. Newsletter versenden
  2. Kontakte kategorisieren, da man diese auch filtern kann
  3. Mitglieder der Liste in einer regulären E-Mail schnell auswählen

 

INHALT

  1. Eine Adressliste erstellen
  2. Adresslisten filtern
  3. Newsletter / Nachrichten verschicken
    1. Sendegeschwindigkeit kontrollieren
  4. Dokumentzusammenführung zum Senden von Briefen

EINE ADRESSLISTE ERSTELLEN

Zum Erstellen einer Liste geht man zu:

Adressbuch → Verwaltung → Adresslisten

In diesem Fenster auf „Hinzufügen“ klicken. Einen Namen eintragen und auf „Übernehmen“ klicken, um es zu speichern.

Jetzt kann man Kontakte zu der Adressliste hinzufügen:

Adressliste

Adressliste

 

Man kann ebenfalls mehrere Listen im „Kontakt bearbeiten“ Fenster markieren:

Adressliste2

Adressliste2

 

ADRESSLISTEN FILTERN

Sobald man einige Adresslisten erstellt hat, erscheint ein Filter links im Adressbuch. Dies ist praktisch für die schnelle Übersicht über den Inhalt der Listen:

Adressliste3

Adressliste3

 

NEWSLETTER / NACHRICHTEN VERSCHICKEN

Um einen Newsletter zu verschicken, muss man zu erst eine Adressliste und eine E-Mail Vorlage erstellen. Danach muss man auf

Adressbuch → Newsletter klicken.

Das Newsletter Status Fenster wird sich öffnen:

Newsletter2

Newsletter2

 

Um eine neue Nachricht zu starten, muss man auf „Nachricht senden“ klicken. Es öffnet sich der Vorlagenbereich:

Newsletter

Newsletter

 

Eine E-Mail Vorlage, falls man eine erstellt hat, und eine Liste, an die der Newsletter gehen soll, auswählen. Danach muss man einfach eine E-Mail verfassen, wie man es auch sonst tun würde und auf senden klicken.

Datenfelder in der Vorlage werden mit den Daten aus dem Adressbuch ausgetauscht, damit personalisierte E-Mails entstehen.

Ein Hintergrundprozess wird die E-Mails versenden. Er wird die E-Mails langsam versenden, damit er den Server nicht übermäßig belastet.

Anmerkung: Man kann auch einfach die Liste aus dem Adressbuch im E-Mail Modul auswählen. Das ist aber nur für kleine Listen nützlich.

Sendegeschwindigkeit kontrollieren

Standardmäßig verschickt Group-Office 30 Nachrichten pro Minute. Möchte man dies ändern, kann man die Nummer in dem config.php Dokument verändern:

$config['mailing_messages_per_minute']=30;

DOKUMENTZUSAMMENFÜHRUNG ZUM SENDEN VON BRIEFEN

Um ein zusammengeführtes Dokument zu erstellen, um einen Brief über normale E-Mails zu verschicken, muss man zuerst einen Export zu CSV erstellen und dies dann als eine Datenquelle für OpenOffice.Org oder Microsoft Word. Beim Benutzen von LibreOffice, muss man klarstellen, dass man LibreBase installiert hat und dieser inoffiziellen Anleitung für den Wizard folgen.

Notizen

Notizen können in Kategorien verwaltet und verschlüsselt werden.

INHALT

  1. Kategorien verwalten
  2. Notizen hinzufügen

KATEGORIEN VERWALTEN

Zum Verwalten von den Kategorien müssen Sie auf

Notizen → Kategorien verwalten klicken.

Hier können Sie dann eine Kategorie mit einem Doppelklick auswählen.

Im Fenster sieht man die Eigenschaften des Notizbuchs, mit einem Klick auf „Berechtigungen“ kann ausgewählt werden, welche Gruppen oder Nutzer, auf das Notizbuch Zugriff haben.

Klicken Sie auf den Namen → Hinzufügen / Löschen

NOTIZEN HINZUFÜGEN

In der Kopfzeile auf „+ Hinzufügen“ klicken. In dem sich öffnenden Fenster, können Sie nun einen Namen für die neue Notiz eingeben, die Kategorie ID auswählen und mit Terminen / Kontakten / etc. verknüpfen.

In dem Feld darunter können Sie einen Text eingeben und, falls gewünscht, diesen verschlüsseln.

Mit einem Klick auf „Ok“ werden alle Angaben gespeichert.

e-Discovery

Mored to come …